Công an phường Bá Xuyên số hoá hồ sơ cư trú, căn cước

Trong quá trình triển khai, Công an phường Bá Xuyên chú trọng rà soát, phân loại giấy tờ, tài liệu trong từng hồ sơ theo từng loại thủ tục đăng ký cư trú và theo trình tự thời gian. Cán bộ, chiến sĩ đồng thời kiểm tra, đánh giá tình trạng vật lý của hồ sơ, sắp xếp lại tài liệu, lập danh mục theo đúng quy định, tạo thuận lợi cho các bước xử lý và số hóa tiếp theo. Kết quả, Công an phường Bá Xuyên đã rà soát và sắp xếp 4.639 hồ sơ cần số hóa.

Đây là khâu có ý nghĩa quan trọng, đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác trong từng thao tác. Mỗi hồ sơ sau khi được phân loại, sắp xếp phải bảo đảm đúng thành phần, đúng trình tự, hạn chế tối đa sai sót hoặc nhầm lẫn giữa các loại giấy tờ. Đối với những tài liệu có tình trạng vật lý cần lưu ý, cán bộ phụ trách tiến hành kiểm tra kỹ trước khi đưa vào quy trình số hóa, qua đó vừa phục vụ việc khai thác dữ liệu, vừa giữ nguyên giá trị của hồ sơ, giấy tờ gốc.

Song song với việc phân loại hồ sơ, cán bộ, chiến sĩ Công an phường Bá Xuyên tập trung thực hiện số hóa tài liệu trên hệ thống. Quá trình này được tiến hành với yêu cầu nội dung dữ liệu số phải đầy đủ, chính xác so với bản gốc; hình ảnh tài liệu rõ ràng, dễ đọc, đáp ứng yêu cầu về chất lượng và các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định. Sau khi số hóa, hồ sơ tiếp tục được kiểm tra, đối chiếu nhằm kịp thời phát hiện, khắc phục những trường hợp hình ảnh chưa đạt yêu cầu hoặc thông tin chưa bảo đảm tính thống nhất, tính đến nay Công an phường Bá Xuyên đã thực hiện số hóa 725 hồ sơ cư trú.

Trong suốt quá trình triển khai, yêu cầu về an toàn, bảo mật thông tin được Công an phường Bá Xuyên đặc biệt chú trọng. Việc khai thác, xử lý hồ sơ được tiến hành đúng quy trình, đúng phạm vi nhiệm vụ; tài liệu gốc được quản lý, sắp xếp chặt chẽ, hạn chế nguy cơ thất lạc, hư hỏng. Qua đó góp phần bảo vệ thông tin của công dân, đồng thời bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác và giá trị pháp lý của hồ sơ lưu trữ.